JOB ANALYSIS DAN DESAIN PEKERJAAN

A.    Metode , ruang lingkup, dan tujuan analisis pekerjaan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1.      Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2.      Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.      Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

Adapun tujuan dari analisis pekerjaan diantaranya :

·         Job description, yang berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

·         Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

·         Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

·         Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

·         Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

·         Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

·         Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

·         Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

·         Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

·         Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

·         Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

·          Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

B.     Elemen-elemen desain pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilakasankan, metode metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Elemen Desain Pekerjaan itu meliputi:

1. Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi.

2. Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

3. Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

·         Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

·         Varuasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

·         Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

·         Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

C.    Trade-off keperilakuan dan efisiensi

Pengertian efisiensi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya. Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

Produktivitas versus spesialisasi:

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

Kepusan kerja versus spesialisasi:

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

Proses belajar versus spesialisasi:

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

Perputaran karyawan versus spesialisasi:

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

D.    Jenis analisis pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama yakni:

·         Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima.

·         Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu: a/ Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan; b/ Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya; c/ Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi; d/ SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima; e/ Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.

E.     Sifat dari analisis jabatan

Analisis Jabatan adalah  Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan ditugasi disitu. Uraian Jabatan adalah Suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, dan kepercayaan suatu jabatan. Spesifikasi Jabatan adalah Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian yang sesuai.

F.     Metode mengumpulkan informasi analisis jabatan

·         Wawancara : wawancara individual, wawancara kelompok  dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas : apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda?-apa persisnya yang anda lakukan?dll.

·         Kuesioner : meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yg berkaitan dgn jabatan dan tanggung jawab mereka.

·         Observasi : dpt bermanfaat bila jabatan2 terutama terdr kegiatan yg dpt diobservasi secara fisik (penjaga gedung,pekerja lini perakitan & pegawai akunting)

·         Buku Harian (diary/logs) peserta.

G.    Klasifikasi pekerjaan

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

·         Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

·          Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

·         Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

·         Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

·         Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

·         Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

·         Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

H.    Politik reklasifikasi

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103).