Rangkuman Chapter 2

 

BAB II

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

 

1.      Arti dan Pentingnya Sumber Daya Manusia

Apakah Sumber Daya Manusia itu? Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan peroleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ). Kecerdasan dan kecakapan individu diimplementasikan untuk menciptakan ide-ide, inovasi, kreativitas, dan sistem kerja yang terbaik.

 

Emotion Quality (EQ)

EQ adalah kemampuan manusia untuk mengendalikan emosi dan bersosialisasi (bermasyarakat). Apabila IQ didukung EQ maka realisasi pendapat- pendapatnya akan disambut baik dan antusias oleh masyarakat.

 

Perilaku seseorang akan dapat ditingkatkan dalam rumah tangga yang sakinah, lingkungan pergaulan yang baik, pembinaan iman yang baik, pelaksanaan hukum yang adil dan tegas, contoh teladan yang menjadi panutan penghayatan budaya malu, dan lain-lain.

Keinginan berprestasi (N.Ach), akan dapat ditingkatkan dengan memberikan rangsangan dan daya penggerak sehingga semangat kerjanya meningkat.

Fisis rasa dan fisis pikir juga selalu terdapat dalam diri setiap individu. Fisis ini diartikan cara seseorang menilai lingkungan (bawahannya).

Jika fisis rasa lebih dominan dari fisis pikir, seseorang akan menilai lingkungan (bawahannya) berdasarkan atas like and dislike, jadi penilaiannya subjektif.

Jika fisis pikir lebih dominan dan fisis rasa, seseorang akan menilai lingkungan (bawahannya) berdasarkan atas Right or Wrong, jadi penilaiannya objektif.

 

D. Yung membedakan manusia menjadi dua golongan menurut arah perhatiannya, yaitu:

·         Tipe introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan ke dalam dirinya sendiri.

Orang-orang ini disebut introvert dengan ciri-ciri egoistis, senang menyendiri, pendiam, kurang bergaul, dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya di atas kepentingan umum.

·         Tipe extroverse, jika perhatiannya terutama ditujukan ke sekelilingnya.

Orang tipe ini disebut extrovert yang ciri-cirinya berhati terbuka, gembira, ramahtamah dalam pergaulan, sosial, dan menempatkan kepentingan umum di atas kepentingan pribadinya.

·         Tipe ambiverse adalah orang-orang yang berada di antara extrovert dan introvert.

 

Daya Fisik

Dimaksudkan sebagai kekuatan dan ketahanan seseorang untuk melakukan pekerjaan yang berat dan bekerjanya lama, maupun ketahanannya menghadapi serangan penyakit.

 

Pendekalan SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki tiap individu. Pendekatan SDM dibedakan atas pendekatan mikro dan pendekatan makro.

Pendekatan Mikro

Pendekatan mikro diartikan penganalisisan dan pengkajian sumber daya manusia dari ruang lingkup yang lebih sempit dalam perusahaan. Masalah-masalah pokok yang dianalisis dan dikaji pada pendekatan mikro, antara lain meliputi hal-hal berikut.

1.      Hubungan dan peranan tenaga kerja dalam perusahaan.

2.      Fungsi-fungsi MSUM dalam perusahaan.

3.      SDM dipelajari dari sudut kepentingan perusahaan dan karyawan.

4.      SDM dipelajari dari produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

5.      SDM dikaji dari peraturan-peraturan perburuhan pemerintah.

Pendekatan Makro

Pendekatan makro atau ekonomi SDM, di mana SDM dikaji dan dianalisis secara luas dan menyeluruh, baik nasional maupun internasional. Hal-hal pokok yang dikaji dan dianalisis pada pendekatan makro ini, antara lain sebagai berikut.

1.      Kualitas dan kuantitas SDM yang tersedia.

2.      Perbandingan SDM dengan lapangan kerja yang ada.

3.      Susunan umur dan tingkat pendidikan SDM yang ada.

4.      Tingkat pertambahan penduduk dan penyebarannya.

5.      Latar belakang kultur, budaya, dan agama SDM yang ada.

6.      Tingkat produktivitas SDM yang ada.

7.      Pendidikan dan kesehatan SDM.

8.      Disiplin dan loyalitas SDM.

9.      Kesadaran membela negara dari SDM.

Perkembangan Pendekatan SDM

Perkembangan pendekatan SDM dipengaruhi kemajuan kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan hak asasi manusia. Sumber daya manusia adalah total itas terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang bersumber dari manusia. Pendekatan terhadap karyawan, antara lain sebagai berikut.

a.       Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai barang dagangan.

b.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai SDM.

c.       Karyawan dianggap sebagai mesin.

d.      Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai manusia.

e.       Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai partner.

 

 

2.      Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resources Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia. PSDM diproses oleh perencana (planner) dan hasilnya menjadi rencana (plan).

Apakah Peranan dari PSDM itu? Perencanaan merupakan masalah memilih, yaitu memilih tujuan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada, tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada.

 

Perencanaan Sumber Daya Munusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. (Drs. Malayu S.P. Hasibuan 1990)

Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, darn pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus ditetapkan semua hal tersebut di atas secara baik dan benar.

 

Tujuan Perencanuan SDM

1.      Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3.      Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4.      Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5.      Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6.      Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

7.      Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.

8.      Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

 

3.      Metode, Informasi, dan Peramalan PSDM

Metode PSDM

Metode PSDM, dikenal atas metode nonilmiah dan.metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaannya saja.

Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya, timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.

Apakah data dan informasi itu?

Data adalah kejadian kejadian nyata pada masa lampau, baik data sekunder maupun data primer. Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informatif kepada penerimanya.

Peramalan

Perencanaan atau peramalan SDM yang baik adalah Jika ia dapat meramalkan masa depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena ia akan membaca situasi masa yang akan datang dengan baik.

Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut:

1.      Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.

2.      Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan dengan kurikulum yang tepat.

3.      Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.

4.      Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM dalam kurung pria wanita pada masa yang akan datang.

5.      Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah seperti usia, UMR, dan jam kerja.

 

4.      Perencanaan Prosedur dan Rencana SDM

Perencana (Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses perencanaan (Planning) yang hasilnya menjadi rencana (Plan). Syarat-Syarat Perencanaan SDM:

1.      Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

2.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3.      Harus mempunyai pengetahuan luas tentang Job Analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

4.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

5.      Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

6.      Mengetahui secara luas peraturan dan kdbijaksanaan perburuhan pemerintah.

 

Prosedur perencanaan SDM

1.      Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

2.      Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

3.      Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

4.      Menetapkan beberapa alternatif.

5.      Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.

6.      Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan

Rencana SDM

            Rencana SDM harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan efisien dalam melakukan tugas-tugasnya. Ciri-ciri SDM yang baik dan benar antara lain sebgai berikut:

1.      Rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.

2.      Job Description setiap personel jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja.

3.      Kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Asas the right man in right place and the man on the right job.

4.      Rencana yang harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran perintah dan tanggung jawab.

5.      Rencana harus fleksibel dan pelaksanaannya, tetapi tujuan pedoman dan pola dasarnya tetap.

6.      Rencana harus mengatur tentang mutasi (vertikal-horizontal), peraturan dan sanksi hukum, pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai.

7.      Dalam rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.

8.      Rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semangat kerja karyawan.

9.      Rencana harus dapat digunakan menjadi alat kontrol yang baik.

Jangka Waktu Rencana

1.      Rencana jangka panjang, waktunya lebih dari S tahun, seperti rencana pensiun dan lain-lain.

2.      Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun, seperti rencana promosi, demosi, dan lain-lain.

3.      Rencana jangka pendek, waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain lain.

Pentingnya PSDM

PSDM ini perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan, dan nasional. Kepentingun Perseorangun

PSDM penting bagi setiap orang karena dengan PSDM la dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya.

 

5.      Perencanaan Fungsi-Fungsi MSDM

Manajemen sumber daya manusia oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi dengan tujuan sebagai berikut.

a.       Analisis pembahasannya sisternatis, teratur, dan baik sehingga mudah dipahami.

b.      Menjadi pedoman bagi manajer dalam melaksanakan langkah-langkah kepemimpinannya di bidang sumber daya manusia.agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu.

 

1.      Perencanaan Organisasi

Organisasi sebagai alat dan wadah orang-orang untuk bekerja sama, terintegrasi, terkoordinasi, efektif, dan harmonis, perlu direncanakan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut.

1.      Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan.

2.      Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau organisasi komite.

3.      Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.

4.      Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen/bagiannya.

5.      Job description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dapat dihindarkan.

6.      Rentang kendall setiap departemen/bagian sesuai.

Apabila perencanaan organisasi baik, organisasi akan berjalan efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan yang diinginkan.

2.      Perencanaan Pengarahan

Pengarahan SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif, dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (directing) SDM, antara lain sebagai berikut.

1.      Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman bagi yang melanggarnya.

2.      Delegation qfAuthority, apakah desentralisasi atau sentralisasi authority.

3.      Cara pelaksanaan komunikasi dan sinibolis komunikasi yang diberikan.

4.      Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya.

5.      Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif.

 

3.      Perencanaan Pengendalian

Pengendalian (controlling) SDM harus direncanakan sebaik-baiknya, supaya pelaksanaan pengendalian efektif. Pengendalian harus mengetahui sedini mungkin terjadinya kesalahan dan melakukan tindakan perbaikan.

Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian, antara lain sebagai berikut.

1.      Sistem dan poin-poin yang akan dinilai.

2.      Periode dan proses pen ilaian yang akan dilakukan.

3.      Metode penilaian yang akan diterapkan.

4.      Tindakan hasil penilaian terhadap SDM.

5.      Perencanaan Pengadaan

 

4.      Perencanaan Penggadaan

Pengadaan (procurement) SDM harus direncanakan secara baik dan benar supaya kualitas dan kuantitas SDM sesual dengan kebutuhan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut.

7.      Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.

8.      Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya.

9.      Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.

10.  Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.

11.  Cara-cara penempatan calon pegawai yang akan dilakukan.

 

5.      Perencanaan Pengembangan

Pengembangan (development) SDM harus direncanakan secara tepat supaya pengembangan dapat meningkatkan produktivitas karyawan masa kini maupun masa depan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut.

1.      Tujuan dan peserta pengembangan.

2.      Metode-metode dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.

3.      Tolok ukur metode pengembangan yang akan diterapkan.

4.      Dasar penilaian dan unsur-unsur yang dinilai.

5.      Asas dan dasar-dasar promosi karyawan.

6.      Biaya-biaya pengembangan yang akan dikeluarkan.

7.      Penilai dan ruang lingkup penilaian

 

6.      Perencanaan Kompensasi

Kompensasi (compensation) SDM perlu direncanakan dengan baik, supaya dapat mendorong gairah kerja karyawan. Hal-hal yang harus direncanakan dalam kompensasi, antara lain sebagai berikut.

1.      Dasar, sistem, dan metode kompensasi yang akan diberlakukan.

2.      Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlakukan.

3.      Waktu pembayaran kompensasi yang akan diterapkan.

 

7.      Perencanaan Pengintegrasian

Pengintegrasian perlu direncanakan sebaik-baiknya supaya karyawan termotivasi. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengintegrasian, antara lain sebagal berikut.

1.      Metode pengintegrasian yang akan dilakukan.

2.      Alat-alat dan jenis-jenis motivasi yang akan diberikan.

3.      Pemimpin dan kesepakatan kerja bersama.

4.      Biaya-biaya untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan.

 

8.      Perencanaan Pemelilraraan

Pemeliharaan (maintenance) perlu direncanakan dengan baik supaya labor turnover relatif rendah. Hal- hal yang harus direncanakan, antara lain sebagai berikut.

1.      Jenis-jenis kesejahteraan fasilitas yang akan diberikan.

2.      Jenis-jenis kesejahteraan ekonomis yang akan diberikan.

3.      Jenis-jenis kesejahteraan pelayanan yang akan disediakan.

4.      Biaya-biaya yang akan dikeluarkan.

5.      Cara dan waktu pemberian kesejahteraan.

 

9.      Perencanaan Kedisiplinan

Kedisiplinan sebagai cerminan tanggung jawab karyawan harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang harus direncanakannya, antara lain sebagai berikut.

1.      Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.

2.      Sistem pengawasan yang akan diterapkan.

3.      Penyelesaian persaingan konflik yang akan diberlakukan.

 

10.  Perencanaan Pemberhentian

Pemberhentian (separation) SDM harus direncanakan dengan sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan kesulitan bag' perusahaan. Karena cepat atau lambat semua karyawan akan berhenti dengan alasan } ang beraneka ragam. Setiap karyawan yang berhenti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan) yang merugikan perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentian SDM, antara lain sebagal berikut.

1.      Penetapan syarat-syarat status setlap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontrak, percobaan, dan lain-lain).

2.      Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitkan dengan status SDM dan alasan- alasan pernberhentiannya.

3.      Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau pesangonnya.

4.      Merencanakan prosedur pemberhentian dengan tidak hormat.

 

6.      Audit SDM

Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawan bekerja dengan baik dan berperilaku sesuai rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bag] karyawan yang bersangkutan.

Kepentingan Audit bagi Perusahaan

1.      Untuk mengetahui prestasi karyawan.

2.      Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan.

3.      Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.

4.      Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertikal atau horizontal) an atau diberhentikan.

5.      Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya.

Kepentingan Audit bagi SLIM

1.      Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.

2.      Karyawan ingin mengetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik daripada karyawan lainnya.

3.      Untuk kepentingan jasa dan promosinya.

4.      Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya.

Tujuan Audit SDM

1.      Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Untuk mengetahul apakah semua karyawan dapat meyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.

3.      Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.

4.      Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.

5.      Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertikal (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.

6.      Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan disiplin karyawan.

7.      Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannya dapat dilakukan secepatnya.

8.      Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti pengembangan (pelatihan pendidikan).

9.      Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memperhatikan nilai mereka.

10.  Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan di masa datang.

11.  Sebagai dasar penilaian kembali rencana SDM apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.

 

Pelaksanaan Audit SDM

Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manajer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal, baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk meningkatkan disiplin, semangat kerja, dan perilakunya.

 

Tindak Lanjut Audit SDM

1.      Apabila nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji dan atau kesejahteraan karyawan), dipromosikan, dan atau penghargaan seperti bintang jasa, piagam, dan lain-lain.

2.      Jika nilai auditnya kurang/jelek dikenakan hukuman seperti gajinya tidak dinaikkan, demosi, dan atau diberhentikan.

 

Ruang Lingkup Audit SDM

Ruang lingkup audit SDM, cara, sistem, metode penilaian, dan penilai harus diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya.

Ruang lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W + 1 H.

·         What (apa) yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, kejujuran, kerja sama, kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan datang, sifat, dan hasil kerjanya.

·         Why (kenapa) dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan, kepentingan, pengembangan, dan lain- lain.

·         Where (di mana) dinilai, di dalam atau di luar pekerjaan.

·         When (kapan) dinilai, yaitu secara periodik (formal) dan secara terus-menerus (informal).

·         Who (siapa) yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan langsungnya, dan atau suatu tim yang dibentuk di perusahaan.

·         How (bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau metode modern. Metode tradisional seperti ratingscale, employer comparation, alternative ranking, paired comparation, dan lain-lain.

 

JOB ANALYSIS DAN DESAIN PEKERJAAN

A.    Metode , ruang lingkup, dan tujuan analisis pekerjaan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1.      Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2.      Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.      Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

Adapun tujuan dari analisis pekerjaan diantaranya :

·         Job description, yang berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

·         Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

·         Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

·         Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

·         Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

·         Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

·         Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

·         Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

·         Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

·         Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

·         Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

·          Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

B.     Elemen-elemen desain pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilakasankan, metode metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Elemen Desain Pekerjaan itu meliputi:

1. Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi.

2. Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

3. Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

·         Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

·         Varuasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

·         Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

·         Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

C.    Trade-off keperilakuan dan efisiensi

Pengertian efisiensi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya. Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

Produktivitas versus spesialisasi:

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

Kepusan kerja versus spesialisasi:

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

Proses belajar versus spesialisasi:

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

Perputaran karyawan versus spesialisasi:

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

D.    Jenis analisis pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama yakni:

·         Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima.

·         Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu: a/ Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan; b/ Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya; c/ Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi; d/ SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima; e/ Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.

E.     Sifat dari analisis jabatan

Analisis Jabatan adalah  Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan ditugasi disitu. Uraian Jabatan adalah Suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, dan kepercayaan suatu jabatan. Spesifikasi Jabatan adalah Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian yang sesuai.

F.     Metode mengumpulkan informasi analisis jabatan

·         Wawancara : wawancara individual, wawancara kelompok  dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas : apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda?-apa persisnya yang anda lakukan?dll.

·         Kuesioner : meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yg berkaitan dgn jabatan dan tanggung jawab mereka.

·         Observasi : dpt bermanfaat bila jabatan2 terutama terdr kegiatan yg dpt diobservasi secara fisik (penjaga gedung,pekerja lini perakitan & pegawai akunting)

·         Buku Harian (diary/logs) peserta.

G.    Klasifikasi pekerjaan

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

·         Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

·          Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

·         Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

·         Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

·         Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

·         Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

·         Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

H.    Politik reklasifikasi

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103).

 

 

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A.    Pengertian, tujuan, dan faktor-faktor perencanaan SDM

Perencanaan dan proses penyediaan sumber daya manusia (SDM) dengan jumlah, kualifikasi, serta waktu yang sesuai dengan kebutuhan, agar organisasi dapat mencapai tujuaanya. Dalam hal ini berarti: menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja dengan keterampilan, kemampuan serta pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

 

 Tujuan Perencanaan SDM

Tujuan perencanaan SDM anatara lain sebgai berikut:

1.     Untuk menjamin Tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya

2.    Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan menduduki jabatan dalam perusahaan

3.    Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas

4.    Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrutmen, seleksi, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan juga dalam penilaian karyawan

5.    Untuk mempermudah koordinasi integrasi integrasi dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja miningkat

 

 Faktor-faktor Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

1.   Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

a.    Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b.    Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

c.    Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d.    Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

 

2.  Keputusan-keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a.     Rencana stratejik perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b.    Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana stratejik menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c.     Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.

d.    Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.

e.    Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

 

3.  Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

 

B.     Internal/External supply of labor

Penyedia Jasa Tenaga Kerja / PJTK (Labor Supply) adalah suatu kegiatan penunjang untuk menyediakan tenaga kerja pada posisi tertentu yang telah ditetapkan pemerintah. Posisi yang dimaksud adalah Cleaning Service, Catering, Security, Jasa penunjang di pertambangan dan perminyakan, Penyedia angkutan karyawan. Output yang diberikan oleh perusahaan PJTK adalah jasa, bukan barang. Satu hal yang harus diperhatikan, pada PJTK ini Perusahaan penerima pekerjaan tidak boleh di-outsourcingkan kembali kepada perusahaan lain. Selain itu, perusahaan PJTK ini harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

a. Berbadan hukum PT

b. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan

c. Memiliki Izin Usaha

d. Memiliki bukti wajib lapor ketenagakerjaan

e. Memiliki Izin Opersional

f. Mempunyai kantor dan alamat tetap

g. Memiliki NPWK atas nama perusahaan.

 

C.    Hubungan antara perencanaan SDM dengan Anggaran

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut:

1.       Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program.

2.       Karena gaji dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan.

3.       Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjabati antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan imbalan/kompensasi.

 

D.    Anggaran dan Manajemen Keuangan

Anggaran : Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang baik melalui anggaran

Manajemen Keuangan : Menurut Bambang Riyanto adalah keseluruhan aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan usaha mendapatkan dana yang diperlukan dengan biaya yang minimal dan syarat-syarat yang paling menguntungkan beserta usaha untuk menggunakan dana tersebut seefisien mungkin.

E.     Forecasting SDM

Ada beberapa metode forecasting sumber daya manusia yang dikenal, yaitu:

·       Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.

·       Collective opinion, teknik ini meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber didalam dan diluar organisasi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut.

·       Categorical and Cluster forecasting, teknik kategori ini memperkirakan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan dan teknik kluster ini memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan tersebut dengan syarat dan tuntutan akan ketrampilan umum. Ini sering dipakai dalam organisasi yang besar.

·       Modeling, metode ini menggunakan matematis dan komputer dimana para manager harus menggunakan teknik-teknik model untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Asumsi ini didasarkan pada keadaan ekonomi, perkembagan teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar pasar tenaga kerja, sistem kompensasi, jumlah lowongan dan praktek rekruitmen.

j